Material kommt rein, Material wird verbraucht, Leistung wird abgerechnet. Im Büro wirkt in den meisten Branchen vieles sehr theoretisch und manchmal auch zu wenig greifbar. Um die Arbeitsprozesse im Büro zu beschleunigen, Unternehmensentwicklung voranzutreiben und Vergleichbarkeit über Jahrzehnte zu erhalten, sollte alles von Anfang in Paletten gedacht werden. Dieses Planungsmodell ist sehr einfach, sehr nah an der Arbeitspraxis und für jeden Mitarbeiter schnell zu verstehen.
Büroorganisation nach Vorgang
Für die Entwicklung eines Unternehmens ist Wachstum sehr wichtig. Das Wachstum entsteht aber nur selten gleichmäßig. Es entsteht vielmehr phasenweise. Dadurch kann Hektik und Überlastung entstehen und es kann zu Fehlern kommen. Ein Malerbetrieb bereitet einen aufwendigen Einsatz in einem Bürokomplex vor, indem die gesamte angerührte Farbe und alles benötigte Material über Tage auf Paletten zusammengesammelt werden. Am Tag des ersten Einsatzes werden die ersten beschrifteten Paletten mit zum Einsatzort genommen. Dabei kann nichts schiefgehen. Nach dem Modell kann die Arbeit im Büro organisiert werden. Alles zu einem Vorgang kommt gedanklich auf eine Palette. Ist alles beisammen, wird der Vorgang abgearbeitet. Dieses System hat den Vorteil, dass eine Vertretungskraft jederzeit übernehmen kann und alles sofort beieinander findet.
Von Beginn an in großen Dimensionen
Eine Palette ist dabei auch wie eine Maßeinheit. Wenn in den ersten Jahren das Unternehmen noch klein ist, kommt und geht vieles vielleicht noch ohne Palette. Wächst das Unternehmen mit den Jahren, kann man sich überhaupt nicht vorstellen, wie es einmal ohne Paletten gewesen ist. Daher ist es sehr hilfreich, von Beginn an in großen Dimensionen zu denken. So hat das Unternehmen ausreichend Raum, in den es hineinwachsen kann. Am Anfang genügt vielleicht ein einzelnes palettenregal im Betrieb. Mit der Zeit werden es aber immer mehr werden. Es ist dabei nicht wichtig, dass jede Palette immer bis zu einer Mindesthöhe beladen ist. Wichtig ist, die Logistik dahinter direkt in der richtigen Maßeinheit zu planen.
